3 mayo, 2024 Apostillar documento en EspañaEs muy habitual que pidan documentos apostillados o legalizados en procesos internacionales para certificar su autenticidad. Pero ¿Cómo legalizar un documento público? ¿Dónde poner la Apostilla de la Haya?
Muchos clientes nos preguntan a menudo cómo apostillar un documento en España para que sea reconocido en el extranjero. Se trata normalmente de personas que tienen que hacer algún trámite internacional y les han pedido una traducción jurada con Apostilla de la Haya.
Todos los documentos extranjeros que se presentar en España deben estar legalizados o apostillados para que sean válidos. Y lo mismo con documentos españoles en otros países. Es un trámite fundamental que certifica la autenticidad del documento, y debe llevarse a cabo antes de cualquier traducción jurada. ¿Cómo poner la Apostilla de la Haya en España? ¿Dónde hay que ir? ¿Se puede pedir una apostilla online?
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Apostillar es colocar sobre un documento público una Apostilla o sello que certificará la autenticidad de la firma de un documento público. Un documento apostillado es por tanto un documento oficial certificado mediante apostilla.
Apostillar un documento es un trámite simplificado de legalización establecido por el Convenio de la Haya de 1961 para simplificar la legalización de documentos entre los países firmantes, facilitando así su reconocimiento en el ámbito internacional sin necesidad de legalización diplomática o consular (mucho más lenta). La Apostilla de la Haya garantiza la autenticidad de los documentos públicos emitidos en uno de los estados miembros para que sean aceptados en otro, eliminando la necesidad de múltiples certificaciones.
Es imprescindible apostillar un documento, siempre que se necesite presentar un documento público en un país diferente al que fue emitido. La Apostilla de la Haya certifica la autenticidad de las firmas y los sellos de un documento, y garantiza que los documentos emitidos en uno de los países miembros del Convenio serán reconocidos automáticamente en cualquier otro país miembro sin necesidad de otra autenticación. Esto es crucial para trámites como estudios en el extranjero, matrimonios internacionales, adopciones, o ejecución de testamentos en otro país.
Apostillar un documento es la manera más rápida de legalizar un documento, pero sólo es posible si el país donde se emitió el documento y el país donde se va a presentar el documento, son ambos firmantes del Convenio de la Haya.
La Apostilla de la Haya es un sello cuadrado que se coloca en un documento público para certificar su autenticidad y la del funcionario que lo firma. El formato de la apostilla es standard, igual para todos los países firmantes, lo que ayuda a reconocer rápidamente la autenticidad de los documentos y simplifica enormemente los trámites internacionales. La Apostilla de La Haya recoge datos esenciales del documento original y del acto de legalización: nombre y cargo de la persona que firma el documento original, detalles del sello o timbre, país donde se apostilla, lugar de certificación, fecha de emisión de la Apostilla, autoridad que emite la Apostilla, número de Apostilla, sello o timbre de la autoridad emisora y firma del funcionario autorizado.
Se pueden apostillar todos los certificados y documentos públicos, emitidos por un organismo oficial de la administración pública, registro civil, ayuntamiento, policía, tribunales, notarios… Los documentos privados, como contratos personales, no pueden ser apostillados (no lo necesitan).
En principio deben ser apostillados todos los documentos públicos emitidos en un pais que deban desplegar efectos jurídicos en otro país. Los ejemplos más habituales en España son los certificados de nacimiento, de matrimonio, defunción y antecedentes penales. Estos documentos, una vez apostillados, son reconocidos en todos los países que forman parte del Convenio de La Haya. Pero no siempre es necesario…
Sin embargo, no es necesario apostillar documentos que tengan como origen y destino países de la Unión Europea, tal y como recoge el Reglamento (UE) 2016/1191, que entró en vigor en 2019. Dentro de la Unión Europea, están exentos de apostilla: actas notariales, sentencias, certificados de nacimiento, antecedentes penales, defunción, matrimonio, residencia, nacionalidad o adopción. Los países de la UE están obligados a reconocer estos documentos públicos emitidos por otros estados miembros, sin necesidad de estén apostillados (ojo: en teoría!).
Los documentos oficiales deben apostillarse en su país de expedición: las autoridades del país donde se expide un documento son las únicas competentes competentes para apostillarlo. Esto significa que los documentos emitidos en España deben ser apostillados en España. La competencia para la realización del trámite de apostilla en España, corresponde a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes,
No es posible apostillar un documento extranjero en España. Si tienes documentos emitidos en otro país distinto de España, debes apostillarlos en dicho país. Si ya estás aquí y no tienes alternativa, prueba a contactar con la embajada de tu país en España; en ocasiones pueden ayudar.
En España los documentos públicos se apostillan en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia, las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia, las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, el Ministerio de Educación y los Colegios Notariales. Pero depende del documento, ya que no todos los organismos puedes apostillar todo tipo de documentos:
1. Los documentos administrativos y civiles tales como certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, o certificados de antecedentes penales pueden ser apostillados por cualquiera de estas 3 autoridades:
2. Los títulos o diplomas universitarios se apostillan en el Ministerio de Educación.
3. Los documentos judiciales como sentencias de divorcio, se deben apostillar en la Secretaría de Gobierno de los respectivos tribunales.
4. Los documentos notariales, como escrituras de compraventa, prestamos hipotecarios, escrituras de empresa, poderes y cuentas anuales, se apostillan en los Colegios Notariales que existen en cada una de las provincias de España.
En España se pueden apostillar documentos oficiales de 3 formas distintas: en persona, por correo postal y online (Apostilla electrónica), tal y como indica la página oficial del Ministerio sobre tramitación de la Apostilla de La Haya. La forma apostillar un documento depende del tipo de documento, y también los requisitos y el procedimiento… es un poco lio, pero te lo explicamos!
Solo se puede apostillar un documento presencialmente en Madrid o en el resto de capitales de provincia, por lo que es una opción limitada y no muy práctica. Puede hacerlo cualquier persona, siempre que aporte el documento original, pero es imprescindible pedir cita previa. Tienes más información en la página del Ministerio. Estos son los 3 organismos donde apostillar documentos en persona:
Apostillar un documento por correo es quizás la opción más cómoda, aunque no la más rápida. El procedimiento es sencillo: solo tienes que descargar este modelo de solicitud de Apostilla de la Haya, rellenarlo, y enviarlo junto con el documento original a: Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, ubicado en Pl. del Marqués de Salamanca, 8, Salamanca, 28006 Madrid. Es importante recordar que hay que acompañar un sobre pre-pagado de Postal Express.
Desde 2011 es posible apostillar online determinados documentos oficiales en España, gracias al R.D. 1497/2011, que crea el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y regula el procedimiento de emisión de Apostillas en soporte papel y electrónico.
El Ministerio explica en su página web que se puede solicitar «Apostilla electrónica» de un documento público, firmado digitalmente, con un sello electrónico oficial, a través de la sede electrónica del Ministerio.
Sin embargo se trata de un sistema muy limitado: solo se pueden apostillar algunos documentos firmados de forma digital, entre los que cabe destacar el certificado de antecedentes penales, certificados del registro civil (nacimiento, matrimonio, etc) y certificados de actos de última voluntad.
Para apostillar un documento online, deberás identificarte mediante el sistema Cl@ve y adjuntar el documento público firmado digitalmente.
Apostillar un documento puede llevar unos minutos o hasta 1 o 2 semanas, según el método de solicitud y el organismo. La solicitud presencial es la más rápida, ya que el trámite es instantáneo. El plazo para apostillar un documento en un colegio notarial suele ser de unos 2-3 días. Sin embargo si se tramita por correo postal puede llevar hasta 1 o 2 semanas.
La mayoría de organismos españoles ofrecen el servicio de apostilla de forma gratuita, no cobran nada. El precio de la Apostilla Electrónica es el mismo: cero. Pero si prefieres apostillar tus documentos por correo, deberás pagar el sobre pre-franqueado que usarán luego para enviártelos de vuelta.
El precio de la Apostilla en los colegios notariales es más elevado, y varía de un Coilegio a otro. Por ejemplo, el Colegio de Notarios de Cataluña cobra 20 euros por apostillar un documento en plazo normal y 35 euros si se quiere hacer el trámite urgente con entrega en menos de 24h. (precio por documento).
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